O núcleo duro do projecto I.P.D.

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De acordo com o coordenador de logística da Udifar, António Almeida, a «gestão de expectativas do cliente e o controlo de imprevistos foram as principais motivações para este projecto».

Abrangendo as sete plataformas logísticas da Udifar, que se encontram espalhadas por todo o país, uma frota de 160 viaturas e os respectivos motoristas, este sistema permitirá à Udifar controlar todo o processo de expedição, desde o aviamento dos produtos até à entrega nas respectivas farmácias. «A udifar tinha o processo todo informatizado até a expedição e a partir daqui o processo era todo manual e não havia um controlo informático», explica o responsável pela área do sistema de informação da Udifar, Vasco Cortes.

A partir de agora, o I.P.D. permitirá a localização das unidades móveis, a gestão das comunicações, o controlo das entregas e recolhas em tempo real. Por outro lado, a solução possibilitará localizar os pedidos em cada ponto de distribuição, melhorando o controlo das entregas, e desenvolver a cartografia das rotas completas feitas pelas viaturas. «É possível tirar informação muito importante para desencadear novas operações e para fazer data mining, optimizando os processos relevantes para o negócio», acrescenta este responsável.

Menor índice de erros humanos
A partir do momento em que é criada uma folha de volta, que inclui os locais e os pormenores da entrega e esta é atribuída a um motorista e respectiva viatura,  a folha é carregada no PDA, seguindo-se o reconhecimento dos vários recipientes de medicamentos (banheiras) que integram a volta e o seu carregamento.

O responsável pela área do sistema de informação da Udifar garante que, para além de melhorar o serviço, o sistema «vai eliminar o erro humano». Por exemplo, ao fazer a leitura do código de barras, o PDA informa o motorista se aquela é a “banheira” que corresponde a determinada farmácia. Da mesma forma, numa situação de logística inversa, ou seja, em que são recolhidos produtos na farmácia com destino ao armazém, o sistema garante o mesmo nível de controlo.

Do lado das farmácias, as vantagens passam por uma melhor gestão diária dos stocks, bem como pelo incremento do nível de satisfação dos clientes e pela melhor gestão das expectativas relativamente à hora de entrega dos medicamentos, já que passam a ser avisados via SMS da hora provável de chegada.
O projecto de implementação do I.P.D. foi conduzido de forma faseada. O primeiro passo incluiu o lançamento do caderno de encargos (Julho de 2005) e a adjudicação que ocorreu entre Agosto e Setembro do mesmo ano. Após a apresentação do caderno de encargos com requisitos técnicos e funcionais e da posterior análise das cinco propostas concorrentes, a Udifar escolheu a da Geoglobal. A «relação custo/benefício levou a esta escolha», acrescenta o coordenador de logística da Udifar.

Desde essa altura até agora foi realizado todo o trabalho de desenvolvimento, que incluiu o levantamento de requisitos básicos e a definição de um padrão em termos das operações que iam ser tratadas. Neste ponto, houve a necessidade de estabelecer fluxos de trabalho que fossem de fácil apreensão pelas pessoas, mais propriamente pelos motoristas. «Foi feito um esforço no sentido de estabelecer processos simples e claros, e de facto isso foi sistematizado e organizado num documento que constituiu a base de trabalho para a Geoglobal», justifica o gerente da Geoglobal, Miguel Mendes.

Segundo este responsável, a aplicação em causa foi desenvolvida de raiz, contemplando as necessidades de gestão da frota e consequentemente dos motoristas e dos e equipamentos. «Com este sistema é possível saber o estado de cada rota, a informação está dentro do sistema e tudo é feito de uma forma automática», destaca Miguel Mendes.

Salto qualitativo
O funcionamento desta solução é suportado na VPN da Udifar, cuja largura de banda ronda os 3 Mbits entre sites. Em termos de máquinas, para além dos computadores que fazem a gestão da informação, a infra-estrutura assenta num servidor de comunicações, que faz a ligação entre o sistema e os PDAs, e num servidor de base de dados, ambos HP. «Não são necessárias máquinas fora do normal para suportar esta solução», assegura Vasco Cortes.

As folhas de volta, que não são mais do que as voltas de cada motorista padronizadas e descrevem uma encomenda, são geridas a partir da sala de expedição no sistema denominado Udimanager. A partir deste módulo os controladores podem fazer o follow das operações, ou seja, o sistema apresenta informação esquemática sobre o dia, para cada uma das folhas de volta, nomeadamente informação do motorista e dos pontos de entrega.

Por cada folha de volta, o sistema gera uma linha de progressão que funciona com um código de cores. Há medida que o processo vai avançando, o código de cores altera-se. Mesmo quando há operações de excepção a situação é sempre controlada. «Se, por exemplo, um motorista necessitar de alterar a sua rota por razões de trânsito, ele tem que pedir uma autorização ao centro de controlo, sendo tudo seguido em tempo real através do sistema de geoposicionamento», explica  a sénior project manager de Global Transformation Solutions da Computer Services Corporation e um dos parceiros assíduos em projectos de modernização na Udifar, Quitéria Soares.

Para além da informação que está associada ao processo de expedição, o I.P.D. acede ainda aos dados residentes no ERP - JD Edwards. De acordo com a sénior project manager de Global Transformation Solutions da Computer Services Corporation, existem três pontos de contacto entre o ERP e o software da Geoglobal; quando há a exportação dos locais das voltas para o I.P.D. e quando há informação dinâmica que reflecte o negócio, ou seja, os pedidos dão origem a facturas e são incluídos na folha de volta; todas as operações que o motorista realiza no PDA são controladas pelo sistema central. «Com o I.P.D. há um salto qualitativo muito grande, minimizando-se os erros humanos», refere esta especialista.

O I.P.D. já está a funcionar em pleno nas 160 viaturas desde este mês de Janeiro, cobrindo as rotas que levam às 1200 farmácias associadas. «O roll- out das 160 viaturas já foi feito», informa Quitéria Soares.
Por agora e até ao final de Janeiro, esta responsável refere que continua a decorrer a fase final do piloto deste projecto, seguindo-se uma fase de análise, que envolverá a aplicação de medidas correctivas necessárias, caso sejam detectadas oportunidades de melhoria. «O estabelecimento de um padrão só se consegue com um número significativo de utilizadores», acrescenta Quitéria Soares.

A evolução do ambiente de interacção proporcionada pelo I.P.D. passará numa fase seguinte pelo desenvolvimento de um portal para disponibilização de informação aos associados da Udifar. O portal permitirá o acesso destes à previsão dos horários de entregas bem como a visualização, em tempo real, dos veículos em operação na base cartográfica.