Francisco Barbedo, subdirector-geral da DGARQ

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Dois anos foi o tempo que durou esta primeira fase de trabalho, sendo que o corolário natural «seria criar ou adquirir um sistema automatizado que permitisse a gestão de todas as ferramentas e de todos estes desenvolvimentos». E, assim se partiu para o projecto do Documento. O passo seguinte obrigou ao envio de convites abarcando «aquelas que considerávamos serem as principais soluções de gestão documental», ao mesmo tempo que se criou um caderno «com os principais requisitos a que o sistema deveria responder, tendo em conta normas internas e também a norma de gestão de documentos electrónicos da União Europeia».

Feita uma análise precisa, a Direcção-Geral de Arquivos acabou por perceber que a solução Documentum, apresentada pela CSC, «respondia a todos os pedidos», tendo-se optado pela sua aquisição. A anterior «base de dados quase caseira» e que apenas servia «para efectuar o registo de entradas e saídas de documentos», começava agora a dar lugar a um novo sistema de gestão documental.

O Documento apenas entrou em funcionamento em Abril do ano passado, tendo sido adjudicado em final de 2007. Segundo explicou Francisco Barbedo, o projecto está actualmente em total funcionamento, «embora com algumas restrições, isto porque a Direcção-Geral de Arquivos tem 16 arquivos espalhados pelo País, e a adesão desses arquivos não foi feita na sua totalidade». Assim sendo, optou-se por começar a utilizar a solução nos Arquivos Centrais e depois, numa fase inicial, «garantir a adesão de três outros arquivos dependentes»: Portalegre, Vila Real e Leiria.

Neste caso, a DGA pretendia perceber de que forma «funcionaria a aplicação do Documento relativamente aos serviços descentralizados», ao mesmo tempo que se avaliavam possíveis áreas onde fosse necessário corrigir eventuais erros. Passada esta primeira fase, «a adesão dos restantes arquivos vai ser feita ao longo deste ano e deverá talvez prolongar-se até 2010», disse Francisco Barbedo.

Questionado relativamente a eventuais resistências ao novo sistema, o responsável da Direcção-Geral dos Arquivos lembra que «quando se passa de um sistema em papel para um outro em que há desmaterialização desse mesmo papel, há implicações comportamentais do ponto de vista social que são complicadas». Tendo esta situação em mente, «colocar toda a gente ao mesmo tempo poderia vir a causar algum caos». Desta forma, a adesão será progressiva, «para que os próprios arquivos se habituem à nova plataforma».

Antes da entrada efectiva em funcionamento, a DGARQ avançou ainda com acções de formação específicas, nomeadamente nos serviços que estão a utilizar o Documento, ao mesmo tempo que se desenvolveu «um manual com vários módulos que foi distribuído por toda a gente de maneira a que as pessoas percebam o que se pode ou não fazer». Os utilizadores são ainda incentivados a colocarem dúvidas sempre que estas surgirem «já que existem elementos que estão sempre disponíveis para apoiar neste campo», assegura Francisco Barbedo.

Na realidade, o grau de utilização de um sistema destes «é muito variável, sendo que há pessoas que nunca fazem documentos, ao passo que haverá outras que fazem imensos documentos», motivo pelo qual «o grau de literacia no sistema é muito variável».

Com a solução em funcionamento, começaram a chegar também os primeiros sinais de feedback, com críticas construtivas até porque «a primeira reacção das pessoas é tentar sempre melhorar aquilo que têm, concentrando-se no que deve ser alterado».

Actualmente, o projecto encontra-se numa fase de desenvolvimentos internos «por forma a adaptá-lo ainda mais às necessidades da organização».

No que respeita à melhoria dos processos de trabalho, Francisco Barbedo defende que, actualmente, se nota já «um aumento da celeridade com que se despacha a documentação enviada e uma melhoria na resolução dos problemas». À plataforma de gestão documental da Documentum foi ainda acrescentada uma solução de captura – o Captiva. O Documento «corre sobre ambientes Microsoft com base de dados SQL Server e os clientes são Web, funcionando em qualquer browser», segundo explicou ao Semana, Paulo Braz, manager da CSC. A solução suporta diversos ambientes «sejam eles Microsoft, Unix ou Apple, por exemplo».

Em termos de hardware, o projecto do Documento não obrigou a grandes alterações, conforme nos confirmou o responsável da DGARQ. Acabou por se adquirir um conjunto de novos monitores, muito por causa da ergonomia mais user friendly e que deverá permitir «aos utilizadores analisarem mais confortavelmente os documentos no ecrã, sem terem de os imprimir». Avançou-se ainda com a compra de servidores, sendo que actualmente se está numa fase de transferência do próprio Documento para um novo servidor, «mais rápido e maior, com mais capacidade de memória».

Conforme sublinhou Francisco Barbedo, um sistema de gestão documental «é algo crítico dentro da DGARQ», pelo que se optou por garantir uma maior segurança, embora a infra-estrutura tecnológica existente fosse suficiente «para garantir o funcionamento do Documento». O sistema vai abranger um total de 320 utilizadores.

Do lado da CSC, Paulo Braz referiu que este foi «um projecto importante para a companhia», motivo pelo qual se tentou criar «um modelo financeiro bastante aliciante no sentido de conseguir esta oportunidade de trabalho». A CSC contou com uma equipa standard de implementação que envolveu seis recursos e que trabalhou com a equipa de IT da Direcção-Geral de Arquivos.

À CSC coube o desenvolvimento do projecto inicial e, com base nos requisitos identificados pela DGARQ, a elaboração do desenho da solução, a sua implementação, desenvolvimento e a configuração das plataformas. Numa segunda fase, foi feita a estabilização do sistema, a sua manutenção e o posterior desenvolvimento e configuração «com base nos requisitos que vão surgindo», disse Paulo Braz.

Um dos possíveis desenvolvimentos futuros em termos deste projecto, poderá passar por «melhorar a eficácia do sistema e servir melhor os utilizadores». Na realidade, Francisco Barbedo considera que seria importante «ver o sistema a dar uma resposta completa não apenas às necessidades internas que existem mas também dar resposta simples, eficaz e expedita às necessidades externas a que se está sujeito na Administração Pública». Neste caso, inserem-se situações de auditorias ou disponibilização de informação do documento ao Tribunal de Contas e às entidades de fiscalização.