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Dados de analistas apontam para o facto de 80 por cento da informação das empresas residir em informação não estruturada, que representa um dos principais activos das empresas. A forma como esta é gerida pode criar vantagens competitivas face à concorrência, ou falhas na resposta a oportunidades de gerar negócio.

A necessidade de rastrear a documentação crítica para o negócio, garantindo o acesso imediato à informação e a consciência dos benefícios da implementação de sistemas de gestão documental, está a contagiar cada vez mais as empresas de diferentes dimensões. Este último ano, apesar da crise, é visto como globalmente positivo pelos players de mercado que actuam nesta área, implementando software e vendendo serviços.

«A adesão do mercado gestão documental, no último ano, tem sido surpreendente. Pessoalmente não esperava uma tão grande abertura ao conceito por parte das empresas e instituições que contactamos», sublinha Vítor Lourenço, director comercial da Primesoft, que acredita que a sensibilidade às vantagens e benefícios da gestão documental tem sido comum em organizações privadas ou públicas.

A mesma opinião é defendida por André Leitão, director da Advantis. «As empresas sentem cada vez mais a necessidade de controlar a documentação que circula na organização, de forma a reduzir a perda, a duplicação ou o atraso na chegada do documento ao interlocutor correcto», refere. E é neste sentido que as soluções de desmaterialização total de documentos, geridos por um workflow que cobre o ciclo de vida de um documento, têm tido uma forte adesão.

Tiago Gavinhos, co-fundador e director executivo da VILT, tem uma explicação para a procura crescente e a adesão das empresas a soluções de gestão documental. Embora acredite que parece estranho numa conjuntura de crise mundial, este responsável afirma que «as empresas são cada vez mais conscientes dos benefícios das soluções de gestão documental, particularmente o aumento da produtividade dos recursos humanos e a redução de custos, que entre outros benefícios muito significativos – como a melhor organização, aumento do nível de segurança da informação e redução de riscos – tornam este tipo de soluções especialmente atractivo mesmo em períodos de crise».

Clientes bem informados
A maturidade do mercado sente-se depois de muitos anos em que os vendedores de soluções partiram pedra, vendendo o conceito e evangelizando as empresas, ao mesmo tempo que a evolução natural da tecnologia garante o desenvolvimento de ofertas mais completas e integradas com outras componentes aplicacionais das empresas. Os clientes têm ideias mais claras sobre o que pretendem e conhecimento na avaliação das propostas.

Helena Parente, sócia-gerente da Dibaco, refere porém que existem diferentes níveis de maturidade entre as grandes empresas e o resto do mercado. «Nas grandes empresas existe maior conhecimento, mas nas restantes não. Há colaboradores nessas empresas que não conhecendo as soluções existentes conhecem bem as suas necessidades e a definição de um projecto é muito fácil e direccionada para a melhoria do estado actual da empresa. Mas muitas têm grandes dificuldades em definir requisitos», sublinha.

Para além desta fraca familiarização com as soluções, que dificulta a identificação dos desafios e problemas que se colocam, Tiago Gavinhos, da VILT, aponta ainda como entraves a questão cultural, que define como «mais complexa e tem a ver com o rigor, ou falta dele». A dificuldade em especificar formalmente requisitos, ligada às ambiguidades intrínsecas da comunicação humana, «resulta frequentemente em graves problemas de gestão da expectativa».

A falta de conhecimento sobre as diferentes ofertas de mercado, e as suas vantagens e fragilidades, é também apontada por Susana Pinheiro, directora comercial da iPortalMais, que admite que há ainda muito quem «prefira soluções provenientes de grandes marcas,  pouco funcionais e com suporte muito distante, a soluções muito mais funcionais de fabricantes nacionais e com um suporte de grande proximidade».

Requisitos diferenciados
Como em muitas outras áreas, as diferenças no nível de maturidade entre as grandes, médias e pequenas empresas são evidentes, embora muitos dos problemas sejam comuns. A amplitude dos requisitos, a agilidade na tomada de decisões e a capacidade de investimento são algumas das divergências mais óbvias.  

Pedro Cadete, gestor de produto de soluções ECM da Meiostec, lembra que as diferentes dimensões geram necessidades diferentes em função da complexidade dos processos. «É apenas natural que grandes empresas possuam maior complexidade nos seu processos de negócios, exigindo da parte do mercado maior versatilidade e eficiência na resposta a estes quesitos».

A banca, seguros e utilities estão mais receptivas as estas soluções, admite João Inocêncio, director comercial da EAD (Empresa de Arquivo e Documentação), mas as PME estão também a aderir à gestão documental, embora sejam mais contidas nos investimentos e não apostem em soluções tão complexas. Uma visão partilhada por Tiago Gavinhos, que lembra que as grandes empresas procuram soluções de gestão documental de cariz empresarial (enterprise document management), que são mais abrangentes e com uma arquitectura escalável, em que a performance, flexibilidade, extensibilidade, segurança e integração com outras plataformas core, como ERP ou CRM, são requisitos fulcrais. Pelo contrário, as PME procuram normalmente soluções mais ágeis, de rápida implementação e manutenção mais orientada para o trabalho colaborativo e partilha de informação.

Na opinião deste responsável da VILT, o aparecimento de soluções de gestão documental open source de qualidade desempenha um papel fundamental na adesão das empresas de pequena e média dimensão à gestão documental, por ter democratizado este sector, tornando este tipo de soluções mais acessíveis a empresas de menor dimensão e menos recursos financeiros.

A VILT aposta precisamente na comercialização dos dois tipos de soluções, com ofertas de soluções de classe empresarial, como o EMC Documentum, e aplicações open source, entre as quais se conta a líder de mercado Alfresco, também distribuída por outras empresas que participaram neste dossier. Esta opção eclética faz com que consigam responder de forma mais eficaz às necessidades dos clientes.
João Penha-Lopes, director da CleverTime-Consulting, adianta também que as diferenças entre as tipologias das empresas se notam nos entraves colocados à entrada das soluções de gestão documental. «As grandes empresas possuem cada vez mais burocracia interna, o que dificulta, quase tanto como na Administração Pública, a entrada de novas soluções», refere, enquanto soma a esta questão o problema político das chefias que não querem reduzir o seu poder limitando o número de funcionários que estão directamente sob o seu controlo.

«As médias empresas são aquelas onde a introdução e disseminação têm sido muito mais fáceis. Têm uma estrutura suficientemente homogénea para não existirem questões políticas e são suficientemente fortes financeiramente para terem uma boa estrutura informática e procuram continuamente soluções que possam aumentar as capacidades administrativas sem terem de recrutar mais pessoal, o que lhes permite aumentar o lucro», admite este responsável.

Como era de esperar, nas pequenas empresas, são os problemas de tesouraria que mais pesam. Por isso mesmo a Quidgest criou uma solução de financiamento em parceria com o Banco BPI que permite aos seus clientes obterem financiamento até 48 meses, em condições vantajosas, para a aquisição de todos os sistemas, incluindo os de gestão documental, realça Beatriz Guimarães, coordenadora da área de Gestão Documental da empresa.

Choque documental
A Administração Pública central e local tem um papel preponderante no mercado, pela dimensão e complexidade dos projectos que são desenvolvidos. «Com os programas de modernização da administração pública, as entidades estatais começam agora a procurar modernizar-se e, talvez por isso, é no sector Estado, central e local, que conheço o maior número de projectos», admite Vítor Lourenço, director comercial da Primesoft, que aponta neste segmento «alguns actos de coragem de querer mudar “as coisas para melhor”, pela definição de objectivos claros de eficácia e por um conhecimento muito mais maduro das soluções existentes». A Primesoft apresenta ao mercado uma solução que combina a vertente de ECM (enterprise content management) e BPM (business process management) baseada no Alfresco, que oferece uma plataforma de gestão documental, conteúdos e workflow eficaz e flexível, eliminando o investimento em licenciamento, um ponto positivo quando estão envolvidos um número elevado de utilizadores, o que tem ajudado na avaliação das soluções apresentadas, sublinha, confirmando que foram lançados este ano vários concursos públicos que envolvem gestão documental, tendo a Primesoft ganho o da Marinha portuguesa.

Com uma solução também baseada no software da Alfresco, de quem são Golden Partners, a JavaLi destaca o potencial de integração desta solução com as mais diversas plataformas e o facto de ser multi-interface com o cliente, permitindo desde uma aparente pasta partilhada até um acesso por FTP, WEBDAV e a interface Web. Mário Martins, partner da JavaLi, admite que o Estado está a avançar com projectos na área de gestão de conteúdos, mas que estes são ainda isolados e não consistentes. «Têm surgido alguns concursos públicos como iniciativas locais que demonstram a minha afirmação, no entanto, sabemos que a organização dos processos internos tem estado a acontecer e que a evolução natural será a sua implementação num sistema como o Alfresco», sublinha.

Apesar destes desenvolvimentos positivos que se notam na Administração Pública central e local, Gonçalo Caeiro, CEO da Infosistema, lembra que «a moldura legal ainda exige a presença de documentos ou prova física o que limita substancialmente o campo de aplicação da gestão documental» e que existem diferentes níveis de desenvolvimento entre a administração central e local e as empresas municipalizadas.

Também a Quidgest tem vindo a avançar com vários projectos na área da Administração Pública e Beatriz Guimarães refere como casos de sucesso organismos como o Instituto de Meteorologia, os Serviços da Administração e Acção Social da Universidade Técnica de Lisboa e a Inspecção-geral de Actividades em Saúde.

O espaço para crescer é «gigantesco», segundo João Penha-Lopes, director da CleverTime-Consulting. «A gestão electrónica de documentos é uma das ferramentas essenciais para vencer a crise. O aumento exponencial de produtividade é verdadeiramente fascinante. […] Todas as empresas, qualquer que seja o seu tipo de "core business" são clientes potenciais de soluções deste tipo, mesmo aquelas em que já não há papel e só existem ficheiros e e-mails, pois o cerne da questão não é ter os documentos apenas digitalizados mas sim encontrar o documento que se quer, ou o conjunto de documentos que satisfazem um dado critério de busca, por muito complexo que este seja em apenas um ou dois cliques».

Datar e autenticar
A introdução do Cartão de Cidadão, com a possibilidade de se poder assinar electronicamente os documentos com poder probatório, é um dos factores que pode dar um empurrão a este mercado, lembra Gonçalo Caeiro, CEO da Infosistemas. A disponibilização generalizada deste meio de autenticação «vem permitir pela primeira vez em alguns processos a desmaterialização total dos processos. Como tal haverá inclusivamente uma transição para da gestão documental relativa a digitalização de documentos para a gestão de documentos que nascem à partida de forma electrónica. A fusão entre gestão documental e workflow e BPM é agora mais crítica que nunca», alerta este responsável.

A integração dos sistemas de gestão documental de formas de autenticação é cada vez mais um requisito exigido pelo cliente, a nível de assinaturas qualificadas e datação electrónica. A CleverTime-Consulting está mesmo a incluir na sua oferta pads que convertem assinaturas manuscritas em assinaturas digitais biométricas como solução para os clientes que não gostam de certificar um documento com meras passwords ou cartões com chips. No caso da iPortalMais, as soluções de autenticação já são integradas desde 2003, quando o iPBrick, onde o iPortalDoc se instala, o passou a permitir, lembra Susana Pinheiro, referindo que foram uma das primeiras empresas do mundo a consegui-lo.

Este tipo de pioneirismo é um dos factores que têm vindo a ajudar as soluções de gestão documental open source a ganhar terreno face a outras soluções proprietárias. Para além do factor económico, que tem um peso importante no momento da decisão ao retirar da equação o custo de licenciamento, a flexibilidade de desenvolvimento é referida pelos ISV como um elemento crucial.

O factor preço tem permitido que as soluções de gestão documental sejam implementadas em clientes que não têm grandes recursos financeiros e assim podem tirar partido destas soluções «com um investimento substancialmente menor», como refere Tiago Gavinhos, da VILT.

Na mesma linha de raciocínio, Susana Pinheiro lembra que embora concorrendo em qualidade e funcionalidades com as soluções proprietárias, o iPortalDoc da iPortalMais, uma solução mista de open source, permite alocar orçamento ao software e serviços. «As soluções de gestão documental são intensivas em serviços, pois necessitam ser adaptadas à realidade de cada cliente […] A maior parte dos projectos de gestão documental falha porque o software é muito caro, e não sobra dinheiro para os serviços», sublinha.

João Penha-Lopes, director da CleverTime-Consulting, alerta porém para o facto de que «as soluções open source implicam bastante mais custos do que possa transparecer da gratuitidade do software. Todos os parâmetros têm de ser profusamente adaptados por especialistas que vendem esses serviços» e remete este mercado para um meio universitário onde os recursos humanos na área de informática são abundantes e onde não existe a preocupação da rentabilização das aplicações.

Mas não é esta a visão geral e a maioria das empresas contactadas pelo Semana já assumiu na sua oferta soluções open source, mesmo que em complemento com outras aplicações de gestão documental proprietárias com características mais robustas e que se adequam a necessidades de organizações de maior dimensão, oferecendo uma arquitectura distribuída, mais escalável e flexível.