RTP faz gestão da actividade em tempo real De
Semana nº 987 de 3 a 9 de Setembro de 2010
Fernando Albuquerque, director de Sistemas de Informação da RTP
A empresa integrou a aplicação GMedia com o SAP ERP e garantiu a integração total e em tempo real dos sistemas operacionais de suporte ao negócio
Os fluxos documentais e os processos inerentes à gestão corrente da RTP eram maioritariamente realizados de forma manual. Toda a informação contabilística e financeira era tratada no final de cada mês, o que introduzia um grau de complexidade elevado nos sistemas de planificação e gestão da estação de televisão, sistemas esses que datavam dos finais da década de 1980 e tinham um conjunto de lacunas tecnológicas e funcionais que dificultavam e encareciam a sua adaptação para outro género de ambientes de gestão mais modernos e exigentes. Atrasos no fecho de contas mensal da RTP e um processo de compras que foge muito à realidade e aos métodos existentes na maioria dos sectores de actividade, entre outras razões, obrigaram a estação pública a alterar tudo.
Fernando Albuquerque, director de Sistemas de Informação da RTP, disse ao Semana que o processo de compras não é comum e explicou porquê. «Normalmente, as grandes superfícies comerciais compram mercadoria para vender mercadoria. Transaccionam pura e simplesmente mercadoria standard. As empresas transformadoras, por seu lado, compram matérias-primas para serem transformadas nas suas máquinas e reproduzidas nas linhas de produção. Na RTP produzimos conteúdos em contínuo que são colocados nas emissões e nunca existem dois produtos iguais; raramente se apresenta duas vezes um mesmo programa; trata-se de produzir conteúdos originais 24 horas sobre 24 horas», sublinhou.
O nosso interlocutor acrescentou ainda que os conteúdos realizados podem ter origens totalmente diferentes, dando como exemplo a produção de um concurso de televisão ou de uma série. O mesmo acontece com os programas de informação ou com a cobertura de eventos desportivos, onde o processo associado a um jogo de futebol não é igual ao da Volta a Portugal. «Trata-se de produtos originais, sempre novos, e todos eles são diferentes na forma de se construírem; toda a estrutura de produção que está por trás do modo de produção é completamente diferente», frisou Francisco Albuquerque. Segundo ele, esta realidade é de extrema importância porque possui um impacto muito grande na componente de funcionamento organizativa das diferentes áreas de gestão administrativas.
Cada programa implica um conjunto de compras com volumes de negócios muito diferenciados. A grande excepção vai para a compra de filmes e séries estrangeiras, onde os custos são fixos e totalmente controlados. No caso da produção nacional é necessário imputar aos custos de cada produção o aluguer de uma ampla diversidade de serviços, materiais e recursos. «Esta situação cria uma complexidade na área de compras e na área de custeio do produto enorme, porque não só a área de compras adquire uma diversidade brutal de produtos e serviços, como depois tem que os imputar ao custo do produto», referiu o director de Sistemas de Informação da RTP.
O normal é que uma direcção financeira tenha um processo automatizado e em tempo real para acompanhar os custos de produção e saber em tempo real que compromissos estão a ser assumidos. Mas na RTP esse processo era realizado pelo departamento financeiro de forma manual com as fotocópias das facturas realizadas por cada produtora. A empresa decidiu por isso implementar um sistema com vista a melhorar os automatismos de produção cruzando os dados com uma planificação associada ao departamento financeiro.
Sistema com automatismos de gestão
Com a última mudança no Conselho de Administração, um dos temas pendentes e prioritários passou a ser a normalização da gestão da empresa. A RTP decidiu utilizar um sistema SAP, mais precisamente o SAP ERP e o SAP Process Integration. Foi lançado um concurso, mas, passados três meses, como não houve desenvolvimentos nem decisões por parte do departamento de TI da RTP, a empresa decidiu alterar o Departamento de Sistemas de Informação, convidando Fernando Albuquerque para assumir a direcção de Sistemas de Informação da RTP. Fernando Albuquerque, um conhecedor da realidade SAP e um dos primeiros consultores a implementar SAP em Portugal na década de 90, aceitou o desafio e assumiu o processo.
Quando isso aconteceu, o concurso ainda se encontrava a decorrer, existindo duas empresas finalistas, a Deloitte e a Roff, pelo que o director de Sistemas de Informação encetou um processo de negociação com estas duas empresas. O ponto crítico da negociação, para além do preço, teve que ver com a exigência de afectar ao projecto os melhores consultores de cada empresa, analisando para isso os currículos e realizando algumas entrevistas aos mesmos. O projecto acabou por ser entregue à Roff.
Integração com o GMedia Suite
A RTP tem um sistema que é usado por todos as produtoras da casa, a GMedia Suite, uma solução de gestão integrada para rádio e televisão desenvolvida pela portuguesa GSoft. Este sistema de Broadcast Resource Planning é uma solução global com flexibilidade de integração para todos os aspectos do negócio de media. O GMedia combina o planeamento com as funções operacionais e de avaliação. O acesso simplificado à informação estratégica e a funcionalidade de avaliação fornecem à gestão de topo o conhecimento profundo dos processos e actividades. As interfaces abertas do GMedia e as suas funções de suporte de workflow podem ser usadas para integrar todas as soluções de TI e tecnologia de emissão em ambiente de fluxo de trabalho orientado.
Por isso, quando a RTP decidiu implementar o SAP PI, uma das preocupações de Fernando Albuquerque foi saber até que ponto o SAP podia ser integrado em tempo real com o GMedia Suite, de forma a reproduzir em tempo real no sistema SAP todas as transacções e documentos gerados no GMedia. «Depois de perceber que essa era uma realidade exequível, o desenvolvimento do projecto SAP ERP decorreu em paralelo com as adaptações necessárias no GMedia», explicou o director de Sistemas de Informação da RTP, referindo que foram muitas as alterações no GMedia, sendo necessário introduzir desenvolvimentos funcionais e técnicos específicos para permitir que os processos desta suite comunicassem com o SAP PI e este com o SAP ERP e vice-versa. Fernando Albuquerque exemplificou este aspecto referindo a necessidade de «criar um módulo para o registo de compras e de desenvolver a aplicação relativa à elaboração do orçamento de programas com base no processo de compras standard do SAP».
Para esse efeito, a Roff e o Departamento de Sistemas de Informação da RTP forneceram um documento à GSoft onde constava um descritivo dos processos de compra SAP que era necessário introduzir no GMedia. Uma vez realizadas as alterações, a empresa passou à integração dos dois produtos. Fernando Albuquerque diz que «a RTP tirou proveito de uma óptima ferramenta desenvolvida por uma empresa portuguesa para gerir aspectos específicos da produção dos conteúdos e da venda de publicidade e conseguiu evitar a necessidade de customizar o SAP para essa realidade». Surgiu assim uma das primeiras implementações de SAP PI na Europa e a primeira grande implementação em Portugal. Em simultâneo, a RTP ganhou um sistema de gestão único baseado no SAP ERP e no GMedia.
Resultados do projecto
A plataforma implementada tem mais de 30 processos considerados críticos para o negócio e para a gestão da empresa. Estes processos são realizados por cerca de 300 colaboradores. O SAP PI gere milhares de transacções diárias e permite ter acesso à informação de gestão em tempo real e online. Segundo o nosso interlocutor, a média mensal ronda as 130 mil transacções entre os processos realizados no GMedia e no SAP PI. Mas com a mudança deixou de ser necessário haver papéis a circular entre departamentos para validar as compras, para verificar se esta foi feita, se o produto ou serviço entrou, quando deverá ser pago e como deverá ser feito o pagamento.
A entrada em funcionamento desta plataforma permitiu a inexistência de papéis nas secretárias. Quando uma factura ou outro documento entram no sistema são identificados e as pessoas que estão relacionadas com esses documentos são avisadas que os mesmos entraram no sistema, não precisando por isso de aguardar que lhes chegue à secretária o documento. Este processo permitiu à RTP que as suas contas estejam concluídas no dia 8 de cada mês, sendo expectável que esse timing seja reduzido para o dia 5 de cada mês.
«O projecto implementando permite à RTP ter uma maior visibilidade e um maior controlo orçamental, ao ter um conhecimento em tempo real do que são as nossas responsabilidades com terceiros e vice-versa», disse o director de Sistemas de Informação. Os desenvolvimentos feitos sobre a GMedia Suite e a solução SAP ERP implicaram a criação de uma série de novos processos que são controlados automaticamente, mas é o SAP PI que possibilita a integração entre todas as aplicações activas na empresa (SAP e não SAP). E, nesse aspecto, «a transformação e o impacto foram brutais, não só em termos de simplificação e controlo de processos, como na comunicação entre as pessoas das diversas área da empresa», admitiu Fernando Albuquerque.
